Wat is een HIS-systeem en hoe koppel je het aan je telefonie?

In een moderne huisartsenpraktijk komt veel technologie samen. Van consultregistratie tot herhaalrecepten en van triage tot spoedlijnen: vrijwel alles raakt aan digitale systemen. Eén van de belangrijkste daarvan is het HIS, het Huisarts Informatie Systeem. Toch blijft het potentieel van dat systeem vaak onderbenut, zeker als het losstaat van andere onderdelen van de praktijkvoering — zoals telefonie. In deze blog leggen we uit wat een HIS precies is, hoe het jouw werk ondersteunt, en waarom het koppelen aan je telefonie tegenwoordig steeds meer een standaard wordt.

Het HIS als zenuwcentrum van de praktijk

Het HIS is het centrale systeem waarin huisartsen en praktijkmedewerkers werken. Hierin staan de medische dossiers van patiënten, de historie van consulten, medicatiegegevens, labuitslagen, afspraken, verwijsbrieven en meer. Zonder HIS geen overzicht, geen structuur, en geen continuïteit van zorg.

In Nederland zijn verschillende HIS-systemen in gebruik, zoals Medicom, Sanday, CGM Huisarts, ChipSoft HiX, HealthConnected en MediKIT. Elk met eigen functionaliteiten en mogelijkheden voor integraties, waaronder telefoniekoppelingen.

Telefonie wordt nog vaak gezien als iets wat ‘gewoon moet werken’. Maar in de huisartsenpraktijk is het veel meer dan dat. Het is de eerste lijn van contact met de patiënt, een cruciaal kanaal voor triage en een belangrijke factor in werkdruk en wachttijden.

Toch is telefonie zelden geïntegreerd met het HIS. Dat leidt in de praktijk tot inefficiëntie: je krijgt een telefoontje binnen, noteert handmatig een naam of geboortedatum, zoekt handmatig het dossier op in het HIS, en begint dan pas echt het gesprek. Ondertussen tikt de tijd door, zit de volgende patiënt al te wachten in de wachtrij, en moet de assistent schakelen tussen meerdere systemen. Het is omslachtig, foutgevoelig en het kost onnodig veel tijd.

Wat gebeurt er als je HIS en telefonie koppelt?

Een integratie tussen het HIS en je telefoniesysteem betekent dat beide systemen met elkaar communiceren. Bij een inkomend telefoontje wordt het telefoonnummer herkend en automatisch gekoppeld aan een patiëntdossier. Terwijl de telefoon nog overgaat, verschijnt op het scherm van de assistente of huisarts al een pop-up met de naam van de beller, diens geboortedatum, en vaak ook directe toegang tot het dossier.

Dat bespaart gemiddeld ongeveer een halve minuut per gesprek. Op dagbasis, bij tientallen telefoontjes, scheelt dat veel tijd en vermindert het de werkdruk.

Praktische voorbeelden uit de praktijk

Stel je voor: een patiënt belt op met een vraag over medicatie. In een ongekoppelde situatie moet de assistent vragen naar de naam en geboortedatum, daarna handmatig zoeken in het HIS, controleren of het om de juiste persoon gaat, en dan pas verder luisteren. Dat kost al snel een halve minuut extra. Bij tientallen telefoontjes per dag loopt dat snel op.

In een gekoppelde situatie, bijvoorbeeld via een telefoniekoppeling van Sanday, CGM Huisarts, ChipSoft HiX of MediKIT, ziet de assistent direct wie er belt en wat de recente medische context is. De vraag kan sneller worden beantwoord of direct worden doorgezet naar de juiste zorgverlener.

Het lijkt een klein verschil, maar opgeteld scheelt het niet alleen tijd, maar ook frustratie, vergissingen en herhaling. Voor patiënten voelt het bovendien persoonlijker en professioneler.

Hoe werkt de koppeling technisch?

De technische realisatie van zo’n koppeling hangt af van het HIS dat je gebruikt en van je telefonieplatform. In de meeste gevallen wordt gewerkt met een beveiligde API of een middleware-oplossing die de twee systemen met elkaar verbindt.

De meeste HIS-systemen bieden tegenwoordig de mogelijkheid van een telefoniekoppeling. Leveranciers zoals Sanday, CGM, ChipSoft, MediKIT, HealthConnected en Tetra bieden zulke koppelingen aan die voldoen aan zorgspecifieke normen zoals NEN 7510 en de AVG.

De installatie en inrichting nemen meestal niet meer dan een dagdeel in beslag. Daarna merk je het verschil direct in de werkdag: gesprekken worden sneller gekoppeld aan de juiste patiëntdossiers, fouten worden verminderd en de workflow wordt soepeler.

Is het veilig?

Ja, mits goed ingericht. Alle uitwisseling van patiëntgegevens vindt plaats via versleutelde verbindingen en wordt uitgevoerd binnen de zorgspecifieke normen. Onze oplossingen zijn altijd afgestemd op de richtlijnen van het NEN-stelsel en voldoen aan de eisen die de Autoriteit Persoonsgegevens stelt aan medische gegevensverwerking.

Ook intern kun je bepalen wie wat ziet. Niet elke medewerker hoeft automatisch elk dossier te kunnen openen. Rollen en rechten blijven dus zoals je gewend bent in je HIS.

Tot slot: winst in rust, tijd en overzicht

Een HIS op zich is al een krachtig systeem. Maar pas in combinatie met slimme telefonie wordt het een echt hulpmiddel in de drukte van de dag. De koppeling is geen technische luxe, maar een logische volgende stap voor elke praktijk die zoekt naar rust, overzicht en betere patiëntcommunicatie.

Ben je benieuwd of jouw HIS geschikt is voor een koppeling? Of wil je weten hoe dit er in jouw praktijk uit zou kunnen zien? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee, laten voorbeelden zien en begeleiden het hele traject van oriëntatie tot oplevering.