5 slimme manieren om telefoontjes door te schakelen tijdens vakanties of nascholing

Voor vrijwel iedere huisartsenpraktijk komt het meerdere keren per jaar voor: een deel van het team is op vakantie of volgt een nascholing. Voor medewerkers is dit belangrijk om op te laden of bij te leren, maar patiënten verwachten dat de praktijk bereikbaar blijft en dezelfde service krijgen als normaal. Juist in deze periodes wordt het duidelijk hoe essentieel een slim ingericht telefoniesysteem is.

De uitdaging van vakanties en nascholing

Wanneer de bezetting tijdelijk lager is, kunnen telefoontjes vaker onbeantwoord blijven. Dit leidt tot frustratie bij patiënten en extra druk voor de medewerkers die wél aanwezig zijn. Een goed plan voor doorschakeling voorkomt dit probleem en zorgt ervoor dat iedereen rustig zijn of haar werkdag kan doen, zonder dat de bereikbaarheid daaronder lijdt.

Praktijkmobiel: bellen vanaf overal

Een van de meest flexibele oplossingen is de praktijkmobiel. Dit is een mobiel toestel dat volledig gekoppeld is aan het vaste praktijknummer. Zo kan een huisarts tijdens een nascholingsdag of een assistente die thuiswerkt gewoon bereikbaar blijven, zonder dat patiënten merken dat het gesprek via een mobiel verloopt. De uitstraling blijft professioneel en patiënten zien altijd het vertrouwde nummer. De praktijkmobiel is dus ideaal voor momenten waarop iemand tijdelijk niet op kantoor aanwezig is, maar toch bereikbaar moet zijn.

Carrousel: telefoontjes automatisch doorschakelen

Een andere slimme optie is de carrousel. Met dit systeem worden oproepen automatisch doorgeschakeld naar en verdeeld over waarnemende praktijken. Dit is bijzonder handig tijdens vakanties, wanneer de huisarts niet aanwezig is. Zo blijft geen enkel telefoontje onbeantwoord en worden de patiënten gewoon geholpen. Het systeem biedt rust voor het team, omdat niemand zich zorgen hoeft te maken dat een dringende oproep verloren gaat.

Slimme opties voor doorlopende bereikbaarheid

Naast de praktijkmobiel en de carrousel zijn er nog verschillende manieren om ervoor te zorgen dat de praktijk bereikbaar blijft tijdens vakanties of nascholing. Eén effectieve methode is het instellen van een afwezigheidsmelding binnen het telefoniesysteem. Zo weten patienten direct dat de praktijk tijdelijk niet bereikbaar is en wanneer zij terug kunnen bellen. Het is belangrijk hierbij een optie voor spoed aan te bieden, bijvoorbeeld het nummer van een waarnemende praktijk waarmee wordt samengewerkt.

Een andere optie is een bandjes met de mogelijkheid om uitsluitend bij spoed direct doorgeschakeld te worden naar de huisarts. Patienten die kunnen wachten, zullen op een later tijdstop terugbellen. Wie echt niet kan wachten tot de volgende werkdag, wordt doorverbonden met de huisarts en spoedeisende zorg kan zo worden gegarandeerd.

Daarnaast kan het instellen van een terugbelsysteem een waardevolle aanvulling zijn. Patiënten kunnen een terugbelverzoek achterlaten in plaats van in de wacht te blijven hangen. Wanneer iemand beschikbaar is, wordt de patiënt teruggebeld op het afgesproken tijdstip. Dit systeem combineert efficiëntie met een klantgerichte benadering, en helpt de praktijk piekmomenten beter te spreiden.

Praktische tips voor een soepele doorschakeling

Om het maximale uit deze mogelijkheden te halen, is het belangrijk om vooraf duidelijke afspraken te maken binnen het team. Zorg dat iedereen weet welke regels gelden voor doorschakeling, wie bereikbaar is op welke tijden en hoe oproepen worden afgehandeld. Communicatie naar patiënten is eveneens cruciaal: een korte boodschap in het keuzemenu of op de website kan veel vragen voorkomen.

Een goed ingesteld telefoniesysteem, gecombineerd met de praktijkmobiel, carrousel en terugbelsystemen, biedt zo een naadloze oplossing. De praktijk blijft bereikbaar, de werkdruk wordt eerlijk verdeeld, en patiënten ervaren continu dezelfde service, zelfs als een deel van het team tijdelijk afwezig is.

Conclusie: rust en continuïteit, ook tijdens afwezigheid

Het is mogelijk om vakanties en nascholing te combineren met optimale bereikbaarheid van de praktijk. Door gebruik te maken van de praktijkmobiel, carrousel, groepdoorschakeling en terugbelsystemen, verloopt het bellen soepel en professioneel. Medewerkers kunnen met een gerust hart afwezig zijn, patiënten krijgen de aandacht die ze nodig hebben, en de praktijk behoudt overzicht en rust.

Wil je weten hoe Huisartsentelefonie al deze oplossingen kan integreren in jouw praktijk, zodat de bereikbaarheid ook tijdens vakanties en nascholing gegarandeerd blijft? Neem contact met ons op voor een persoonlijk advies op maat, we helpen je graag!